Eficacia y Ahorro en la Gestión de Viajes de Empresa

El curso, en modalidad presencial, tiene el fundamento en Organizar los viajes profesionales aprovechando las mejores tarifas y ajustándose a sus normas internas y necesidades según una serie de objetivos marcados que pueden ser interesantes a los profesionales de empresas, que en estos momentos de crisis no tienen que escatimar esfuerzos para ahorrar costes en sus empresas.

El seminario Eficacia y Ahorro en la Gestión de Viajes de Empresas, se celebra en Madrid y Barcelona

Objetivos

• Reducir costes utilizando las ofertas que posibilita Internet en la organización de viajes de empresa.

• Reconocer cuándo es más ventajoso o necesario contactar con una agencia de viajes y cuándo no lo es.

• Saber a partir de qué cantidad de viajes resulta rentable instalar un Implant (microagencia dentro de la empresa).

• Saber qué podemos y qué debemos exigir a las agencias de viajes cuando las contratamos (tasas emisión, cancelaciones, descuentos por volumen).

• Utilizar con eficacia un dossier completo con todos los datos necesarios (transportes, horarios, visados, comidas, alojamiento, lugar de reuniones.

• Aplicar una normativa de viajes clara en la empresa que evite conflictos internos y facilite la gestión.

• Establecer un programa para detectar las necesidades del viajero. Qué es lo que no debemos olvidar para alcanzar el éxito. El control de los detalles ¿Lujo o necesidad?

• Distinguir los diferentes tipos de viajes. Los viajes de trabajo, los viajes en el día, las convenciones, los culturales, ¿son compatibles? ¿cómo resolverlos?

• Organizar viajes al extranjero sin que nada nos sorprenda (interpretes, traslados, gestión de equipajes, medios de pago, regalos, horarios, direcciones útiles, protocolo, viajes de grupos…).

• Saber organizar los programas de directivos, acompañantes, protocolo y ocio en los viajes de negocios de empresa.

• Evaluar la satisfacción de los profesionales que viajan y conseguir mejoras.

• Saber cuándo utilizar los viajes como incentivo.

Monitor

Ricard Villanueva Casanovas.
Socio fundador y director de Comtra Activa, agencia de organización profesional de eventos, consultoría de imagen y comunicación dedicada a ofrecer soluciones de marketing, publicidad y promoción a grandes y medianas empresas tanto nacionales como internacionales. Ha desarrollado su carrera profesional en el turismo corporativo en Unicongress Agencia de Congresos y posteriormente en Atlanta Viajes como agente profesional del departamento de incentivos. Licenciado en Administración y Dirección de Empresas e Historia por la UAB (Universidad Autónoma de Barcelona). Master en “Communication in Business” y “Marketing and Advertising” en CUNY (City University of New York).

Programa

· 1. El viaje de empresa: Organización y costes.

• El itinerario.

• Los preparativos.

• ¿Cuándo es necesaria una visita previa?

• ¿Quién lo gestiona? ¿La empresa o la agencia? Ventajas y desventajas.

• Negociación con la agencia de viajes.

• El Implant (una micro agencia dentro de la Empresa).

• Opciones de Internet.

• Amadeus e-Travel Management (sistema de reserva de billetes aéreos, hoteles, coches).

· 2. El informe previo de los viajes de empresas.

• Normativa y política de viajes en la empresa.

• Planificación, preparación, reuniones y visitas.

• Transportes: hasta destino, y en destino.

• Permisos, visados, pasaportes.

• Gestión de contactos/destino: Clientes, visitas, ferias…

• Necesidades y seguridad en destino.

• Infraestructura del lugar de alojamiento y sala de reuniones.

· 3. Viajes en grupo y programas.

• Reuniones.

• Visitas.

• Tiempo libre.

• Facturación, equipaje.

• Gestión del grupo.

• Programa Directivos.

• Programa Acompañantes.

• Actividades de ocio.

· 4. Cuestiones básicas a tener en cuenta en los viajes profesionales al extranjero.

• Intérpretes.

• Traslados.

• Gestión de equipajes y recomendaciones de etiqueta.

• Horarios.

• Dinero y medios de pago.

• Direcciones y teléfonos de interés.

• Los regalos.

· 5. Finalización del viaje.

• Liquidación de los gastos y extras.

• Control y visados de las facturas.

• Evaluación de la satisfacción.

• Quejas y reclamaciones de las incidencias.

· 6. Los viajes como incentivo de empresa.