La planificación es considerada el pilar de una buena organización. A su vez, de ella también dependerán las actividades de dirección y control. Son muchos los propósitos por los que se recurre al planificar, pero hay tres de ellos que son los más relevantes: se trata de la protección, la afirmación y la coordinación.
En cualquier entorno profesional, los propósitos de la planificación son imprescindibles para alcanzar los logros, las metas y el éxito definido por una persona o un grupo de personas en el trabajo, estudios, etc. Cuando se acude a la planificación, ésta permite reducir los riesgos de incertidumbre que tanto puede ocasionar daños al mundo de los negocios. También promueve el nivel de éxito dentro de la organización manteniendo en coordinación tanto los recursos como el esfuerzo que impulsa a toda una entidad.
Planificar siempre hará de la organización, dirección y control sus actividades claves que van a demostrar el correcto funcionamiento de la misma. Los cambios son reflejados continuamente mediante este proceso y la adaptación también está presente en cada uno de los cambios que surjan.
Qué es la planificación
Para comprender desde una perspectiva más concisa lo que significa planificar, se puede tomar como referencia algunos autores de peso que han permanecido a lo largo de los años. Por ejemplo, Stoner en el año 1996, señala que “la planificación es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas». Sisk dice que “la planificación es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, para dar como resultado un curso de acción recomendado: un plan»
Los elementos más comunes que aparecen en ambas definiciones tienen que ver con el establecimiento de metas, el propósito de alcanzar un logro, un objetivo, una decisión; lo cual depende estrechamente del adecuado empleo de los medios apropiados para la construcción eficiente de un plan.
Tipos de planificación
Si buscas un tipo de planificación general, lo más probable es que quedes un poco confundido al respecto, pues hay muchas clasificaciones y según el propósito que desees trabajar existe una más apropiada que otra para que puedas alcanzar tus metas en un lapso de tiempo determinado.
Los gerentes emplean dos tipos de planificación que son las más básicas para su profesión, estas son la estratégica y la operativa. En primer lugar, la planificación estratégica ayuda a construir una serie de pasos para alcanzar las metas generales de una determinada organización. En segundo lugar, la planificación operativa demuestra la manera en que los planes pueden ser aplicados con el fin de garantizar una actividad productiva.
Estos dos tipos de planificación son muy distintos, especialmente por el fin que cada una de ellas tiene, pues la planificación estratégica está destinada a actuar a largo plazo, mientras que la operativa lo hace a corto plazo.
Por otra parte, Wilburg Jiménez Castro asegura que la planificación también se clasifica de acuerdo a los propósitos que presente, a partir de ello surge la planificación operativa, física o territorial, económica y social. El tiempo también le añade más características a tomar en cuenta en la planificación, de acuerdo a ello cada una de estos tipos de planificación pueden ser de corto, mediano o largo plazo.
En el caso de la planificación operativa, o también conocida como administrativa, R. Ackoff la define como “el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo”. Todo ello también va a depender del tiempo otorgado para lograr alcanzar las metas establecidas.
Asimismo, la planificación económica y social depende del orden que tenga un determinado programa a seguir y por el cual se puedan llevar a cabo una serie de pasos para alcanzar satisfacer las necesidades, metas y demás fines que ésta tenga. El desarrollo y mejoramiento económico-social dirigido al país es la meta fundamental de la mayoría de las planificaciones de este tipo.
Por otra parte, hablando de la planificación física o territorial, está en mayor relación con el acato de normas que se apropien a un fin determinado. Aquí, el desarrollo de los recursos naturales es impulsado por el seguimiento de un programa que se adecue a dicho logro. El desarrollo de una ciudad o de una zona rural está implícito en este tipo de planificación, así como también la colonización y el crecimiento de las ciudades en general.
El tiempo en el que se debe ejecutar una planificación es distinto para cada propósito. Así, una planificación puede ser de un año (a corto plazo), hasta 5 años (mediano plazo) o por más de 5 años. Asimismo, cada tipo de planificación dependerá de la disponibilidad de los recursos para que ésta pueda llevarse a cabo correctamente.
Sin embargo, otros autores como Cortés, asegura que la planificación también puede separarse en tipos según el entorno funcional al que esté dirigida, de esta manera surgen la planificación de producción, de mantenimiento, de mercadeo, de finanzas y de negocios. Cada uno de estos tipos de planificación va a estar en estrecha relación con su alcance, de esta manera pueden llegar a ser intradepartamentales o que incluyan la organización en general.
Por ejemplo, una planificación para llevar a cabo el mantenimiento mecánico de un área en específica se considera intradepartamental. En el caso de un plan para la seguridad de la industria, la planificación considera más de un área por lo que sería interdepartamental. Por último, si se habla de un presupuesto, esto entraría en una planificación a nivel de toda la organización.
Planificación y control
La planificación debe llevarse a cabo por etapas y así asegurar un control más eficiente del procedimiento a seguir. Los estándares o indicadores para medir un determinado desempeño forman parte del control que se debe mantener en la planificación. Las acciones correctivas pueden realizarse cuando alguno de estos indicadores demuestra que algo no está ejecutándose o comportándose a cabalidad. Por ejemplo, en los presupuestos siempre se lleva un estándar de control mientras se realiza su planificación.
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